Dans le cadre de ses services, l’ACEF du Nord se doit de récolter des renseignements personnels, essentiels pour la prestation de services. Les informations sont utilisées pour communiquer avec les bénéficiaires des services, personnaliser les interventions, compiler des statistiques pour les bailleurs de fonds, octroyer un prêt d’argent, négocier une entente de paiement ou discuter d’une problématique précise avec un tiers (créancier, compagnie, entreprise, organisme public ou parapublic). 

Lors du service téléphonique ou du service par courriel, les informations recueillies permettent de pouvoir communiquer à nouveau avec la personne au besoin, orienter les prestations de services, compiler des statistiques pour les bailleurs de fonds. 

L’ACEF du Nord ne recueille que les informations nécessaires à la prestation de service. 

Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, l’ACEF du Nord applique les principes suivants : 

• Consentement :

De façon générale, l’ACEF du Nord collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée ou avec l’aide d’un proche ou d’un interprète au besoin. Cette collecte de données se fait avec la personne qui sollicite les services de l’organisme. Ces informations sont obtenues avec le consentement, soit écrit ou implicite, de la personne, sauf si une exception est prévue par la loi. 

L’ACEF du Nord doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. C’est avec une procuration écrite que l’organisme est autorisé à divulguer des informations à Hydro-Québec, aux agences de revenus, aux créanciers, aux institutions financières, aux commerçants, aux fabricants et aux fournisseurs de services dans le but de négocier une entente de paiement.

• Collecte :

Tous les renseignements demandés aux personnes ayant besoin des services de l’organisme, sont recueillis car il y a une raison valable de le faire. L’ACEF du Nord ne collecte pas des renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de service, à moins que ceux-ci servent à des fins statiques, dans tel cas les personnes en sont informées. 

Les informations collectées auprès d’un tiers, lorsqu’il s’agit des instances gouvernementales, se font toujours avec la signature d’une procuration signifiant le consentement. Le consentement verbal est utilisé lorsque l’ACEF du Nord doit contacter un autre organisme ou une autre personne. La communication par l’ACEF du Nord avec un tiers pour la collecte de données est toujours faite dans une nécessité pour la prestation de service. 

• Détention et utilisation :

L’ACEF du Nord veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. L’ACEF du Nord n’utilise les renseignements personnels que pour les raisons stipulées lors de la signature de la procuration. Les renseignements personnels ne sont utilisés que pour la prestation de services demandés par la personne. Une nouvelle procuration devra être signée lorsqu’une nouvelle demande de prestation de services sera demandée ou si la prestation de service concerne une nouvelle période de prestation. 

Dès que l’organisme souhaite utiliser ces renseignements pour une autre raison, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée. 

Lorsque l’ACEF du Nord souhaite utiliser les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toute autre communication, les renseignements seront préalablement anonymisés. 

L’accès aux renseignements personnels est limité aux permanent.e.s, contractuel.les et aux stagiaires, tou.te.s soumis.es à la présente politique. 

• Communication :

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, l’ACEF du Nord obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, par une procuration écrite ou un consentement verbal.

• Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Notre site Internet https://www.acefnord.org utilise des témoins, des formulaires de contact, ainsi qu’un module d’inscription aux activités. Pour plus d’informations, voir la Politique des témoins à la page suivante : https://www.acefnord.org/politique-de-temoins-ca/